在策劃活動時，工作時間表是一個信息指南。它使供應商能夠理解你想要如何開展這項活動，并清楚地描述合同的具體內容，并通過列出項目來顯示這一內容，涵蓋了所有各方就運營成本達成一致，以及如何安排你期望的方式，并與事件的風格保持一致。

　　工作時間表可以保證一切由你決定，而不是你的供應商。如果你的供應商做出決定，他們會為他們選擇好的方式，但不一定對你好。活動策劃公司應該如何應對?

　　比如酒店一般都有帶甜點和咖啡的休息室，茶杯和杯架一般都是分開堆放的。也許你想把茶杯和茶盤結合起來，優雅地擺放，這樣客人就可以在不跑兩次的情況下，只用一次就能買到茶杯和茶盤。

　　為了保持優雅的風格，您還可以將糖、牛奶和奶昔放入銀器中，而不是塑料或紙袋，并在其旁邊放置一個垃圾桶，以便客人可以將包裝好的Lay放在桶中而不是桌子上。你也可以在每個盤子上放一個勺子，而不是一個塑料攪拌棒。

　　這些服務的要求必須事先明確，不能隨便處理。如果你喜歡使用方糖、紅糖或白糖，或者你同意在總成本中包含棒棒糖或巧克力勺，你可以在工作時間表中列出這些項目的數量、成本、外觀、位置，以及在吃飯或休息時提供咖啡和茶的具體時間。

　　餐巾的處理也是如此。我可以用餐巾紙嗎?你想怎么放餐巾?是否按照你的活動策劃風格放置?當酒店準備報價和合同時，有必要提前通知他們，以便酒店能夠及時指示活動策劃公司支付額外費用。

　　例如，人工成本、租金和特殊成本，所有這些詳細信息都必須清楚地反映在工作安排的任務清單上，以便酒店能夠安排工作人員進行相關安排。上面提到的甜點和咖啡休息室的例子只是整個活動的一個微妙環節。如果這個微妙的鏈接擴大一百萬次，那么計劃中必須準備事件的原因就不言而喻了。